Quels sont les impacts des principales évolutions apportées par la mise à jour de la Position-Recommandation AMF DOC 2014-06 du 21 mars 2022 ?

Le 21 mars 2022, l’AMF a publié une mise à jour de la Position-Recommandation 2014-06, la doctrine qui encadre le dispositif de contrôle des sociétés de gestion, dont la dernière revue datait de janvier 2019. Cette actualisation de la doctrine porte deux importantes évolutions autour de la fonction Conformité et de l’externalisation de celle-ci.

La précision par l’AMF de sa doctrine en matière d’externalisation des missions de contrôle fait suite au contrôle SPOT portant sur “l’externalisation du contrôle interne au sein des sociétés de gestion de portefeuille (SGP)” réalisé au cours de l’année 2019 auprès de sept sociétés de gestion faisant appel à trois cabinets de conseil. Ce contrôle ayant relevé plusieurs axes d’amélioration, l’AMF avait annoncé dès le 26 novembre 2020 (date de publication de la synthèse du contrôle) préparer de nouveaux éléments de doctrine sur le sujet.

Les évolutions apportées le 21 mars 2022 portent notamment sur les points suivants :

• Les diligences à mener lors de la sélection d‘un prestataire externe, du suivi de sa prestation et de la dénonciation du contrat qui le lie à la SGP ;
• L’élaboration des budgets liés à l’externalisation du contrôle auprès d’un prestataire externe ;
• Les différents modes d’organisation du contrôle de conformité et des dispositifs de contrôle interne en fonction des caractéristiques des SGP ;
• La séparation des contrôles de niveau 2 et 3 ;
• La gestion des conflits d’intérêts chez le prestataire externe ;

Le point majeur concerne la clarification des moyens humains « minimaux » à consacrer au dispositif de contrôle permanent en cas d’externalisation de celui-ci.

Ainsi, les SGP dont les encours totaux sont inférieurs à 200 millions d’euros doivent au minimum présenter un budget annuel de 18 jours/homme pour l’externalisation du contrôle interne et de conformité (hors fonction d’assistance).

Les SGP ayant des clients non-professionnels et dont les encours totaux sont compris entre 200 et 500M d’euros et les SGP ayant une clientèle exclusivement professionnelle dont les encours totaux sont compris entre 200 millions et 1 milliard d’euros doivent calculer le budget annuel minimal pour l’externalisation du contrôle interne et de conformité (hors fonction d’assistance) selon une grille fournie par l’AMF (dont le résultat peut être compris entre 18 et 56 jours/hommes). Ce calcul et l’analyse du caractère approprié du dispositif retenu doivent être formalisés.

Enfin, une SGP au-dessus de ces seuils (500 millions et 1 milliard d’euros selon le type de clientèle) est réputée avoir les moyens économiques de dédier un collaborateur (salarié, mandataire social ou personnel mis à disposition par son groupe), au moins pour moitié de son temps, au contrôle permanent.

Ces nouvelles dispositions sur les moyens à consacrer à leur contrôle permanent par les sociétés de gestion entreront en vigueur au 31/03/2023 (contrairement au reste des dispositions de la Position-Recommandation qui sont entrées en vigueur dès leur publication).

Une autre évolution importante résulte de la publication par l’AMF (le 6 juin 2021) de la position 2021-04 reprenant les orientations de l’ESMA sur la fonction de vérification de la conformité au titre de la directive MIF II (ESMA-35-36-1952). Le champ de cette position se limite à la seule prestation de services d’investissement et de services connexes mais l’AMF considérait qu’elles devaient être intégrées de manière sélective dans les dispositions applicables à gestion collective. En conséquence, la nouvelle version de la Position-Recommandation 2014-06 apporte de nombreuses précisions sur la fonction de la conformité.

Le Positionnement de cette fonction est considérablement revu. La fonction de la conformité doit exercer ses missions de manière indépendante vis-à-vis des instances dirigeantes et des autres services de la SGP. Si les instances dirigeantes ne suivent pas d’importantes recommandations ou évaluations de la fonction de conformité, le RCCI doit maintenant le signaler en conséquence et consigner cette information dans les rapports de conformité et dans le formulaire FRA-RAC. Si nécessaire, le RCCI doit également pouvoir assister aux réunions des instances dirigeantes ou de la fonction de surveillance. Lorsque ce droit n’est pas octroyé (ce qui doit rester exceptionnel), ce refus doit faire l’objet d’un rapport et d’une justification écrite.

Des précisions sont également apportées à la mission de contrôle du RCCI en insistant sur le caractère très opérationnel des contrôles à mener qui doivent vérifier comment les politiques et les procédures sont mises en œuvre dans la pratique et ne pas constituer seulement en un examen documentaire.

Les missions de conseil et d’assistance du RCCI sont également précisées pour accompagner les évolutions de son positionnement :

• La fonction conformité doit être associée dans toutes les modifications significatives de l’organisation de la société et à tous les projets de la société susceptibles de générer un risque de non-conformité (ex : NPNA)
• La fonction Conformité doit participer à l’élaboration des politiques et des procédures de la société relatives à l’activité de gestion collective, gestion sous mandat et de commercialisation de placements collectifs, y compris sur la politique de rémunération ;
• Le RCCI doit être associé à toute correspondance importante et inhabituelle avec les autorités compétentes ;
• Lorsque les conseils de la fonction de conformité ne sont pas suivis, elle doit le documenter en conséquence et le consigner dans ses rapports de conformité.

La Position-Recommandation 2014-06 rappelle dorénavant l’obligation de produire au moins annuellement un rapport de conformité couvrant l’ensemble des activités de la société de gestion. L’AMF indique que son contenu doit être conforme aux paragraphes 27,28, 30 et 31 des orientations de l’ESMA sur « certains aspects de MiFID II relatifs aux exigences de la fonction de vérification de la conformité » (ESMA-35-36-1952).

L’AMF a donc apporté, par la mise à jour de sa Position-Recommandation 2014-06, des précisions importantes à sa doctrine sur les fonctions de contrôle au sein des sociétés de gestion et leur organisation.

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